Как оформить недостачу при инвентаризации

Чтобы избежать материальной ответственности при обнаружении недостатки нужно провести инвентаризацию. Данное мероприятие состоит из следующих шагов: Но не важно, обнаружены излишки или есть недостача, если расхождение слишком серьезное, проводится служебное расследование, поскольку такие «разрывы» между фактическими данными может являться причиной либо хищений, либо махинаций с документами.

Прежде чем приступить к оформлению, нужно учесть вид недостаче: Из-за естественной убыли. Из-за непредвиденных обстоятельств.

По вине третьих лиц.

Заполнение акта инвентаризации денежных средств в кассе

При осуществлении своей деятельности все входящие в эту группу должны присутствовать на месте, иначе ее выводы могут быть признаны недействительными . Затем идет собственно подсчет ценностей в кассе и сверка этого с тем, что имеется по бухучету.

На основании этих данных составляется сличительная ведомость (по классификатору бухгалтерской документации — форма 0504086), где отображается предполагаемое и реальное количеством бланков и денежных документов. По аналогии считается сумма денег в кассе и вносится цифрами и прописью в инвентаризационную опись (0504088) с указанием последних ордеров.

Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная

Обновление: 13 декабря 2020 г.

Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.

Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:

Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.

Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.

У сотрудника в соответствии со ст.

193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.

В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.

Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.

Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».

Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.

Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.

Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.

Решение руководителя закрепляется в приказе.

Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.

Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации

Что делать при недостаче при инвентаризации

Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов.

При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество. Ключевым является также указание их материальной ценности.

Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость.

Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах. Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.

При отсутствии виновных недостача списывается в дебет расходов, но при этом не может быть суммирована.

Бухгалтерией издается документ об оприходовании товаров или денежных средств. Правильное оформление недостачи осуществляется по формам:

  1. ИНВ-19 — ведомость для сравнения товаров.
  2. ИНВ-5 — опись товара имеющегося на складе;
  3. ИНВ-6 — акт о ревизии товара еще не поступившего на склад;

Списывается не только сам товар, но и его образцы, переданные во временное пользование.