Оглавление:
Как оформить недостачу при инвентаризации
Чтобы избежать материальной ответственности при обнаружении недостатки нужно провести инвентаризацию. Данное мероприятие состоит из следующих шагов: Но не важно, обнаружены излишки или есть недостача, если расхождение слишком серьезное, проводится служебное расследование, поскольку такие «разрывы» между фактическими данными может являться причиной либо хищений, либо махинаций с документами.
Прежде чем приступить к оформлению, нужно учесть вид недостаче: Из-за естественной убыли. Из-за непредвиденных обстоятельств.
По вине третьих лиц.
Заполнение акта инвентаризации денежных средств в кассе
При осуществлении своей деятельности все входящие в эту группу должны присутствовать на месте, иначе ее выводы могут быть признаны недействительными . Затем идет собственно подсчет ценностей в кассе и сверка этого с тем, что имеется по бухучету.
На основании этих данных составляется сличительная ведомость (по классификатору бухгалтерской документации — форма 0504086), где отображается предполагаемое и реальное количеством бланков и денежных документов. По аналогии считается сумма денег в кассе и вносится цифрами и прописью в инвентаризационную опись (0504088) с указанием последних ордеров.
Недостача при инвентаризации: оформление, приказ и объяснительная
Обновление: 13 декабря 2023 г.
Составление сличительных ведомостей – первый этап оформления недостачи при инвентаризации.
Сличительные ведомости возможно составить двумя способами:
Сумма расхождений определяется как их стоимость по данным бухгалтерского учета.
Следующий этап оформления недостачи — выяснение причин и обстоятельств ее возникновения.
У сотрудника в соответствии со ст.
193 ТК РФ в течение двух рабочих дней с момента получения такого требования есть возможность представить объяснительную о причинах отсутствия ценностей.
В тексте объяснительной записки сотрудник должен четко изложить причины возникновения недостачи, если они ему известны.
Сотрудник имеет право высказать свои предположения о причинах недостачи, но при этом должен сообщить факты, имевшие место, указывая при необходимости даты и время.
Пример 3: «Недостача товара по всем указанным позициям в магазине могла произойти в результате краж товаров покупателями, т.к. в зале магазина покупатели берут товар самостоятельно и один контролер не может уследить за всеми и предотвратить кражи».
Ответственное лицо организации при приеме объяснительной проставляет на ней дату получения и входящий номер.
Рассмотрев факты, изложенные в объяснительной записке, руководитель принимает решение о том, виновно ли лицо, в чьем ведении находились ценности, в их утрате, и отражает его в резолюции на записке.
Если сотрудник не представил объяснительную или требуется дополнительное расследование причин недостач, в организации назначается комиссия. Тогда при принятии решения руководитель основывается на ее выводах.
Решение руководителя закрепляется в приказе.
Издание приказа – третий этап оформления выявленной недостачи товаров по результатам проведенной инвентаризации.
Скачать образец приказа о списании недостачи, обнаруженной по результатам инвентаризации
Что делать при недостаче при инвентаризации
Сама по себе недостача – это нехватка денежных средств, товаров, материалов.
При этом абсолютно все ценности должны быть предварительно поставлены на баланс (включены в бухгалтерский учёт), чтобы иметь возможность строго учитывать их количество. Ключевым является также указание их материальной ценности.
Подразумевается, что человек должен знать, почему с него удержана какая-то конкретная стоимость.
Кстати, наиболее интересна оценка стоимости товаров в магазинах. Если недосчитались определенного количества продукции, то с человека имеют право удержать ту цену, которая заявлена по документам как розничная.
При отсутствии виновных недостача списывается в дебет расходов, но при этом не может быть суммирована.
Бухгалтерией издается документ об оприходовании товаров или денежных средств. Правильное оформление недостачи осуществляется по формам:
- ИНВ-19 — ведомость для сравнения товаров.
- ИНВ-5 — опись товара имеющегося на складе;
- ИНВ-6 — акт о ревизии товара еще не поступившего на склад;
Списывается не только сам товар, но и его образцы, переданные во временное пользование.